La firma electrónica - 5 razones para utilizarla en tus procesos de Recursos Humanos

Gracias a una reforma impulsada en 2015 por un equipo de empresarios, entre ellos Alejandro Martínez fundador de Sora y el gobierno federal, se permitió el uso de la firma electrónica entre particulares, ya que previo a esto, sólo podía ser utilizada mientras trataras con una autoridad (SAT o Secretaría de Economía). 

A un paso acelerado, especialmente a raíz de la pandemia, la firma electrónica ha sido adoptada por cientos de empresas alrededor del país, en donde sus colaboradores pueden obtener y usar firmas electrónicas desde sus computadoras y celulares. Es por esto que considerando todos sus beneficios y la facilidad de su implementación, resulta evidente optar por la transición hacia la revolución digital.

A continuación te compartimos las 5 razones por las cuales la firma electrónica no debe faltar en ninguna empresa:

1.- Protección contra auditorías y demandas laborales. 

Un expediente de empleado puede llegar a tener múltiples documentos, entre contratos, políticas, reglamentos, recibos de nómina y otros. Es importante tenerlos firmados y a la mano para cumplir con la autoridad. Con la firma electrónica, logras mantener la trazabilidad del documento y la fecha exacta en que fue firmado, así como los datos biométricos del colaborador que lo firmó, y asegurar que la empresa está protegida ante cualquierauditoría o demanda.

2.- Contratación de colaboradores a distancia utilizando plataformas con firma electrónica.

Sabemos que el proceso de contratación de personal es de los más importantes para tu empresa, y este se complicó aún más con la pandemia. Con la firma electrónica puedes cumplir con todo este proceso a distancia cargando los documentos desde tu computadora, permitiendo al colaborador ver y firmarlos desde su celular. Evita el contacto físico y protege a tu equipo durante el proceso de contratación.

3.- Entrega y firma los recibos de nómina de tus colaboradores de manera remota. 

Olvídate de esta pesadilla, no más horas de filas de empleados en tu oficina. Todos pueden hacerlo desde un celular o computadora y tenerlos a la mano para sus propios trámites personales.

4.- Ahorro de tiempo y costos para tu empresa  

Imprimir documentos y recolectar las firmas representa mucho tiempo y dinero para tu empresa (papel, tinta, paquetería). Con la firma electrónica se garantiza un ahorro de costos y  tiempo, permitiendo a tu equipo concentrarse en las actividades que generan más valor.

5.- Digitalización y conservación de documentos

No más cuartos de archivo muerto u horas de búsqueda para encontrar un documento físico. Al firmarlos de manera electrónica, los tendrás respaldados y podrás encontrarlos de manera rápida y segura cuando los necesites.

Existe un número de opciones que puedes elegir para digitalizar tus procesos de RH, sin embargo, no todas cumplen con las normas vigentes de la LFT (Ley Federal del Trabajo). Cuando estés en búsqueda de un proveedor, recuerda confirmar que su tecnología de firma electrónica y sus plataformas cumplan con ella y con el proceso de desahogo de demandas laborales. Recuerda, la firma electrónica es un instrumento legal antes que tecnológico.

Sea cual sea tu motivación, la firma electrónica concentra un gran número de ventajas paratu empresa y tus colaboradores. ¿Necesitas más razones para unirte a la revolución de la firma en México? 

Caso de éxito - Denso de México